Guia de apresentação

1. O que é o SIGAD

O SIGAD é a plataforma do IMAP para a gestão arquivística digital de entes públicos municipais: prefeituras, câmaras, consórcios, autarquias, fundações e empresas públicas. Ele transforma o arquivo de papel em um acervo digital pesquisável, auditado e pronto para a prestação de contas — com valor documental amparado em lei (seção 5).

Uma mesma instalação atende várias entidades ao mesmo tempo, com isolamento completo: cada equipe enxerga apenas os documentos da sua entidade.

2. O problema que resolve

Todo mês, a administração municipal produz um grande volume de processos em papel — empenhos, licitações, contratos, folhas de pagamento — que precisa ser organizado, guardado e prestado ao Tribunal de Contas dos Municípios dentro do prazo. Na prática isso significa:

• papel que se perde, se deteriora e ocupa salas inteiras;
• horas procurando um processo específico quando o tribunal (ou a Lei de Acesso à Informação) pede;
• divergências entre o que a contabilidade declarou e o que está no papel — descobertas depois do envio, virando diligência;
• nenhum registro de quem viu, alterou ou retirou cada documento.

O SIGAD ataca as quatro frentes: digitaliza com qualidade controlada, torna tudo pesquisável pelo conteúdo, confere automaticamente contra o sistema contábil antes do envio e registra cada ação em auditoria.

3. Como funciona: do papel ao tribunal

1. Importe o arquivo contábil (SIGA). O sistema lê o arquivo exportado da contabilidade e cria a lista de processos esperados do mês — cada um já com data, valor, credor e classificação.
2. Digitalize. Um clique na linha do processo abre o aplicativo de captura já autenticado e dispara o scanner. Também dá para enviar pelo navegador, sem instalar nada. A política da entidade (cor, resolução, tamanho) é aplicada automaticamente.
3. OCR automático. Todo PDF vira pesquisável — dá para encontrar um documento pelo que está escrito dentro dele. O arquivo original do scanner é sempre preservado.
4. Indexação. Os metadados são preenchidos por formulário dinâmico — e, para documentos vindos do SIGA, preenchidos sozinhos: o indexador só trata as exceções.
5. Conferência automática. O sistema compara o que a contabilidade declarou com o que está escrito no papel digitalizado. Divergência ganha selo vermelho — para corrigir antes do tribunal, não depois.
6. Prestação de contas. O painel mostra o avanço por classificação (digitalizado → indexado → conferido) e exporta o pacote estruturado para o e-TCM, em volumes prontos para o protocolo.
7. Guarda e transparência. Tudo fica pesquisável, auditado, com backup diário — e disponível para respostas à Lei de Acesso à Informação.

4. Os módulos da plataforma

5. Segurança e conformidade

A digitalização com valor documental é amparada pela Lei 12.682/2012 (digitalização de documentos), pela Lei 8.159/1991 (política nacional de arquivos), pela MP 2.200-2/2001 (ICP-Brasil) e pela Lei 12.527/2011 (Acesso à Informação). Na prática:

• Assinatura digital ICP-Brasil no aplicativo de captura, com detecção e selo de assinatura na consulta;
• Integridade por hash SHA-256 em todos os arquivos;
• Auditoria completa: quem fez o quê, quando, de qual máquina — inclusive quem apenas visualizou ou baixou;
• Permissões finas por usuário (por tipo e classificação de documento), prazo de expiração de acesso e bloqueio de máquinas por IP;
• Sem autocadastro: usuários são criados apenas pelo administrador;
• Exclusão sempre reversível (remoção lógica com autor registrado) e originais do scanner preservados.

6. Diferenciais

• Conferência antes do tribunal — o cruzamento automático SIGA × papel digitalizado aponta divergências enquanto ainda há tempo de corrigir;
• Um clique do processo ao scanner — a linha do processo esperado abre o aplicativo já autenticado e digitaliza com o nome certo; o vínculo e a indexação acontecem sozinhos;
• Original sempre preservado — além da versão pesquisável, o arquivo exatamente como saiu do scanner fica guardado e disponível;
• Documento completo, mesmo dividido — arquivos grandes são divididos para envio, mas o sistema busca, exibe e baixa o conjunto inteiro como um documento só;
• Taxonomia pronta em minutos — perfis completos de classificações e campos (contabilidade PCMGE, licitações, pessoal, educação) aplicados a um novo período em um clique;
• Funciona sem instalar nada — o envio pelo navegador atende quem não opera scanner;
• Multientidade de verdade — várias prefeituras e câmaras na mesma plataforma, com isolamento e política própria de digitalização para cada uma.

7. Perfis de acesso

8. Tecnologia e infraestrutura

• Sistema 100% web (basta um navegador), com aplicativo Windows apenas para operar o scanner;
• Hospedagem em nuvem com acesso exclusivamente por HTTPS;
• Backups automáticos diários do banco de dados e armazenamento durável dos documentos;
• Atualização contínua, sem interrupção do trabalho das entidades;
• Central de Ajuda pesquisável dentro do sistema (tecla ?) e Manual de Instruções completo e imprimível.

9. Como começar

1. Provisionamento — o IMAP cadastra a entidade, define a política de digitalização e cria os usuários da equipe.
2. Taxonomia — o perfil de classificações adequado (ex.: contabilidade PCMGE) é aplicado ao primeiro período em um clique.
3. Operação — a equipe instala o aplicativo de captura (ou usa só o navegador) e começa a digitalizar; o Manual de Instruções e a Central de Ajuda acompanham cada passo.